Máy scan hay còn có tên gọi khác là máy quét là một trong những thiết bị văn phòng không thể thiếu tại các doanh nghiệp lớn hiện nay. Nó không chỉ giúp đơn vị của bạn lưu trữ lại thông tin nhanh chóng, bảo mật mà nó còn tiết kiệm được thời gian giao dịch và chi phí trong văn phòng của bạn.
nnnnĐể lựa chọn một máy scan tốt nhất cho văn phòng của bạn là điều không hề đơn giản khi hiện nay trên thị trường bán tràn lan các thiết bị không rõ nguồn gốc. Nếu bạn không có kinh nghiệm lâu năm cũng khó mà nhận ra được đâu là máy scan tốt, hoạt động ổn định. Dưới đây là 7 dấu hiệu để giúp bạn có cái nhìn tổng quát được đâu là máy scan tốt nhé!
nnnn
1. Xác định rõ được nhu cầu của doanh nghiệp
nnnnHiện nay trên thị trường đang có 2 loại máy scan được dùng phổ biến nhất đó là máy scan tài liệu và máy scan ảnh. Ngoài ra còn một số loại máy scan khác như scan film, sách, báo, danh thiếp,…
nnnnMáy scan ngày nay được cải tiến thông minh hơn rất nhiều, nó hỗ trợ bạn scan mà không cần đến máy tính và có thể kết nối để gửi file đến điện thoại, email,.. cho bạn thông qua mạng nội bộ hoặc wifi của công ty. Đặc biệt bạn có thể cùng một lúc lựa chọn máy scan kết hợp cả để bàn và di động nhờ vào khay thiết kế nạp giấy tự động.
nnnnHiểu rõ được nhu cầu scan chính của công ty bạn là gì để xác định và lựa chọn máy scan phục vụ tốt cho công việc của mình. Vì vậy điều tiên quyết là cần xác định chính xác các tính năng trên từng máy scan để sở hữu một chiếc máy phù hợp và hữu ích.
nnnn2. Máy scan có thiết kế khay scan phẳng ( Flatbed)
nnnn
Với những tài liệu liên quan đến hình ảnh hoặc giấy tờ dễ bị rách, bạn cần phải có máy scan có khay scan phẳng ( là loại máy scan mở nắp). Trên thực tế các tài liệu này cũng có thể scan ở trên những dòng máy thông thường có hỗ trợ khay nạp giấy tự động ADF, tuy nhiên việc scan sẽ gây ảnh hưởng xấu đến độ bền của tờ giấy, có thể khiến tài liệu của bạn bị rách hoặc nhăn nhúm.
nnnnVì vậy, chúng tôi khuyến khích bạn lựa chọn dòng máy scan thiết kế khay scan phẳng được đánh giá là thiết bị đời mới, giúp tối ưu công việc nhanh chóng. Giúp ngăn ngừa đáng kể hiện tượng hư hỏng tài liệu.
nnnn3. Máy scan có hỗ trợ scan 2 mặt
nnnnScan 2 mặt cho phép người dùng scan nội dung cả hai mặt trên một tờ giấy cùng một lúc mà không cần đảo bản gốc. Khi bạn có nhu cầu dùng khay nạp giấy tự động và tài liệu của bạn được in hai mặt thì lựa chọn máy scan hỗ trợ scan 2 mặt là điều tuyệt vời. Chúng vừa tiết kiệm được thời gian và thao tác scan nhanh hơn so với dòng máy scan một mặt.
nnnnĐặc điểm của dòng máy này là chúng được trang bị 2 camera, vì thế nó có thể sao chụp cùng một lúc 2 mặt là do vậy.
nnnn
4. Độ phân giải của máy
nnnnCác dòng máy scan đời mới nhất đều mang lại chất lượng bản scan tốt. Chỉ với độ phân giải của máy khoảng 200 điểm ảnh/inch (ppi) là đã đủ mang lại chất lượng ổn định, độ phân giải 300 ppi là hoàn hảo với các nhu cầu cao hơn. Hoặc bạn cần máy scan để phục vụ scan ảnh chất lượng in ấn hoặc cắt một phần của bức ảnh thì có thể tham khảo đến dòng máy 600 ppi là thoải mái.
nnnnTuy nhiên, một số tài liệu hiện nay đòi độ phân giải cực kỳ cao, ví dụ như bạn scan film hoặc âm bản 35mm bản in với kích thước lớn thì cần máy có độ phân giải tối thiểu là 4800 ppi
nnnn5. Máy scan có khay nạp giấy thủ công
nnnnKhi nhu cầu scan tài liệu thường xuyên và liên tục, scan nhiều lần trong cùng một trang thì máy scan của bạn cần sử dụng khay nạp giấy để hỗ trợ. Việc lặp đi lặp lại thao tác mở nắp liên tục cùng một thời điểm sẽ tốn thời gian rất nhiều.
nnnnLúc này khay nạp giấy tự động ADF là giải pháp tối ưu nhất, vừa thuận tiện vừa tiết kiệm được thời gian cho người sử dụng. Bạn có thể scan toàn bộ tài liệu của mình mà vẫn kết hợp để làm công việc khác, không cần đứng chờ. Các dòng máy hiện nay hầu hết được thiết kế khay nạp giấy tự động lên đến trăm tờ đi kèm khả năng xử lý các giấy tờ dạng thẻ cứng.
nnnn
6. Phần mềm đi kèm cùng máy scan
nnnnĐể tạo ra sự khác biệt để nhận biết máy scan tốt nhất đó là phần mềm đi kèm của chúng, mỗi hãng máy sẽ có những phần mềm chuyên biệt khác nhau mang tính đặc trưng riêng để nhận diện được chức năng của nó, vừa tạo ra sự khác biệt mặt khác giúp quảng bá cho sản phẩm của mình. Nó như một hình thức đánh dấu sự độc quyền ở mỗi hãng khác nhau.
nnnnCác phần mềm đi kèm mà bạn có thể tham khảo như: phần mềm chỉnh sửa ảnh, phần mềm nhận dạng ký tự, quang học (OCR), tạo file PDF tìm kiếm, scan danh thiếp. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của mỗi đơn vị, các phần mềm đi kèm nào hữu ích cho đơn vị của mình bạn có thể lựa chọn dòng máy scan thích hợp.
nnnn7. Kích cỡ tài liệu scan thường xuyên
nnnnTưởng là đơn giản nhưng đây là một trong những điểm mà người dùng chủ quan bỏ qua nhất, nhưng nó đóng một vai trò rất quan trọng. Tuỳ thuộc vào nhu cầu scan tài liệu của đơn vị bạn thông thường là giấy khổ A4, A3 hay cả 2. Lựa chọn máy scan đúng khổ giấy sẽ giúp cho bạn tránh lãng phí tiền bạc, giải quyết công việc nhanh chóng hơn.
nnnnTrên đây là bài viết 7 cách để lựa chọn một máy scan tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn mà MTP muốn chia sẻ. Hy vọng thông tin trên giúp ích cho bạn để mua được dòng máy phù hợp, phục vụ công việc một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.
nnnnCông ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tổng Hợp Máy Văn Phòng MTP
nnnnSĐT: 0836999090 hoặc 0838099090
nnnnEmail: mayphotocopymtp@gmail.com
nnnnWebsite: https://mtpcompany.vn/
nnnnĐịa chỉ: Số 121, ngõ 236 Đại Từ, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, TP. Hà Nội
n
