Máy scan là gì ? Là thiết bị văn phòng được dùng phổ biến nhất hiện nay. Khác với máy photocopy máy scan có chức năng chủ yếu như quét ảnh, quét hồ sơ, số hoá các tài liệu dưới dạng file để lưu trữ thông tin vào ổ cứng hoặc máy tính đơn giản và dễ dàng hơn. Vậy máy scan là gì? Công dụng chính là gì? Và cách lựa chọn máy scan tốt cho văn phòng thông qua bài viết chia sẻ dưới đây nhé!
nnnn
Máy scan là gì?
nnnnMáy scan hay có tên gọi khác là máy quét/máy scanner – thiết bị văn phòng hữu ích trong thời đại 4.0 hiện nay giúp người dùng chụp và chuyển tải hình ảnh vật lý từ các bản in như tài liệu, hồ sơ, áp phích, văn bản và các dạng tạp chí,.. sang dạng file dữ liệu mà bạn có thể chỉnh sửa được trên máy tính.
nnnnMỗi loại máy có một chế độ phân giải hình ảnh, độ sắc nét cao thấp khác nhau và thường được tích hợp với những phần mềm scan đi kèm để hỗ trợ cho việc quét tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ một tài liệu là CV dưới dạng PDF dưới dạng hình ảnh sẽ cho phép người dùng có thể dễ dàng thay đổi kích thước, sửa nội dung trên CV đó.
nnnnKhác với những hình thức truyền thông tin dữ liệu thường thấy trước đây, máy scan chỉ dùng để chuyển các văn bản tài liệu hay hình ảnh từ bản cứng sang dạng dữ liệu số hoá, Với cách này, máy scan có thể tạo ra những phiên bản điện tử của tài liệu trên máy tính từ đó dễ dàng xem và chỉnh sửa tài liệu dễ hơn.
nnnnNguyên lý cơ bản của máy scan: dựa trên phân tích một tài liệu/hình ảnh và sao chép nó dưới dạng kỹ thuật số và sử dụng các kỹ thuật nhận dạng ký tự quang học vô cùng thông minh. Thông thường, các loại máy đều được thiết kế có bề mặt phẳng là thiết kế lý tưởng cho việc quét hình ảnh/tài liệu.
nnnn
Công dụng chính của máy Scan
nnnnLưu trữ tài liệu quan trọng: Đối với những tài liệu quan trọng, tài liệu bảo mật nội bộ của công ty sẽ được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần dùng đến hoặc trong trường hợp tài liệu cứng bị mất hoặc thất lạc.
nnnnSử dụng máy scan để số hoá tài liệu sẽ là công cụ đắc lực cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ mất những thông tin quan trọng và tiết kiệm được chi phí in ấn.
nnnnBảo mật thông tin quan trọng: Máy scan được ví như két sắt chứa thông tin quan trọng của doanh nghiệp, ví nó lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và được cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Các hình ảnh được quét và lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực nhanh và bảo mật cao.
nnnnTìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện: Chuyển tài liệu từ bản mềm sang tệp dữ liệu trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện. Nhiều máy scan mới hiện nay có tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ 3. Chính vì thế, bạn có thể dễ dàng truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt tại công ty.
nnnnNhững loại máy scan phổ biến sử dụng trong doanh nghiệp
nnnn- Máy scan di động
Nói đến cái tên người dùng cũng đã hình dung ra được nó rất linh hoạt có thể di chuyển bất cứ vị trí nào, ở đâu bởi thiết kế của nó nhỏ gọn tiện lợi. Giúp người dùng mang bất cứ đi đâu đặc biệt là các chuyến công tác xa cần sử dụng đến.
nnnnCấu tạo của máy scan di động cũng tương tự như máy scan hình phẳng. Bên cạnh những tiện lợi của máy là thiết kế nhỏ gọn, mang đi bất cứ nơi đâu thì nó cũng có điểm hạn chế nhất định là bạn chỉ có thể scan được từng tờ một và không có hệ thống nạp giấy tự động. Vì thế sẽ hơi mất thời gian trong quá trình nạp giấy.
nnnnTuy nhiên, nó là sự lựa chọn duy nhất nếu bạn cần một chiếc máy scan trong chuyến đi công tác xa, đòi hỏi bảo mật thông tin nội bộ.
nnnn- Máy scan phẳng
Đây là dòng máy scan tốt nhất được sử dụng thông dụng trong giới văn phòng. Với cơ chế hoạt động và vận hành giống hệt như một chiếc máy photocopy. Máy sử dụng để quét ảnh/tàii liệu, vì vậy nó cần phải được đặt cố định trong văn phòng trên mặt kính và máy quét sẽ lướt để quét nội dung thông tin cần dùng.
nnnn- Máy scan ADF
Là dòng máy được ưa chuộng không kém với máy scan phẳng trong thời gian gần đây, bởi máy này có khay nạp giấy tự động giúp cho việc scan trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn.
nnnnMột phần, máy scan ADF còn có thiết kế nhỏ gọn giúp người dùng đặt ở bất kỳ vị trí nào trong không gian văn phòng, dù là diện tích nhỏ hẹp. Và nó cũng có thể thuận tiện thay đổi vị trí để ở nơi khác nếu bạn muốn di chuyển.
nnnn- Máy scan sách
Dòng máy này chuyên dụng để scan sách vì nó sinh ra để phục vụ chủ yếu cho nhu cầu quét sách. Dòng máy này có thể cho ra những hình ảnh rõ nét nhất từ 2mm từ gấy sách nhờ vào việc áp dụng công nghệ cao SEETM.
nnnnMột số loại máy scan sách được phân theo khổ giấy khác nhau dựa trên kích thước của sách như: A2, A3, A4, A0,…
nnnn- Máy scan 3D
Máy scan 3D còn có tên gọi khác là máy quét hình ảnh 3 chiều, đây là loại máy quét có khả năng quét các vật thể ba chiều. Chúng thường được sử dụng để tạo ra các mô hình không gian 3 chiều và chủ yếu dùng trong lĩnh vực thiết kế.
nnnnNgoài ra máy scan 3D được áp dụng trong các ngành công nghiệp khác như: sản xuất các loại trò chơi, sản xuất phim ảnh, video, đồ hoạ, in ấn,…
nnnn- Máy scan đa chức năng
Đúng như cái tên gọi máy scan đa chức năng là loại máy được tích hợp nhiều tính năng vào cùng một máy. Bao gồm các tính năng như quét/in, scan, photo, gửi fax,… Loại máy này có chức năng quét hình ảnh và vừa có khả năng in đen trắng hoặc màu tuỳ chỉnh.
nnnnĐối với những văn phòng làm việc có quy mô vừa và nhỏ thì máy scan đa chức năng đích thị là sự lựa chọn hoàn hảo mà bạn không thể bỏ qua chúng.
nnnnTrên đây là một số thông tin liên quan đến máy Scan là gì? Công dụng chính của máy scan và một số loại máy scan phổ biến mà MTP muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng bài viết này là thông tin hữu ích giúp bạn có thể lựa chọn cho mình chiếc máy scan phù hợp với nhu cầu của bản thân hoặc doanh nghiệp
nnnnCông ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tổng Hợp Máy Văn Phòng MTP
nnnnSĐT: 0836999090 hoặc 0838099090
nnnnEmail: mayphotocopymtp@gmail.com
nnnnWebsite: https://mtpcompany.vn/
nnnnĐịa chỉ: Số 121, ngõ 236 Đại Từ, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, TP. Hà Nội
n
