Máy photocopy đang hoạt động bình thường nhưng đột nhiên báo lỗi kẹt giấy và ngừng hoạt động là tình trạng mà nhiều doanh nghiệp, văn phòng thường xuyên gặp phải. Mặc dù đây là lỗi khá phổ biến, nhưng nếu không xử lý đúng cách, tình trạng kẹt giấy có thể lặp đi lặp lại, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và thậm chí làm giảm tuổi thọ của thiết bị.
Trên thực tế, hiện tượng máy photocopy bị kẹt giấy thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như sử dụng giấy in kém chất lượng, cụm sấy bị mòn, cụm trống gặp sự cố hoặc các bộ phận kéo giấy hoạt động không ổn định. Việc xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp người dùng khắc phục sự cố nhanh chóng và hạn chế phát sinh chi phí sửa chữa.
Trong bài viết này, MTP sẽ chia sẻ những nguyên nhân phổ biến khiến máy photocopy bị kẹt giấy và hướng dẫn cách xử lý hiệu quả.
Dấu hiệu nhận biết máy photocopy bị kẹt giấy
Khi máy photocopy bị kẹt giấy, thiết bị thường xuất hiện một số dấu hiệu như:
- Máy ngừng hoạt động đột ngột.
- Đèn báo lỗi hoặc đèn nguồn nhấp nháy liên tục.
- Màn hình hiển thị thông báo “Paper Jam” hoặc “Jam”.
- Máy phát ra tiếng kêu bất thường nhưng không kéo được giấy.
- Giấy chỉ in được một phần rồi dừng lại.
Ngay khi phát hiện các dấu hiệu trên, người dùng nên dừng thao tác in và kiểm tra thiết bị để tránh làm giấy bị kẹt sâu hơn.
Nguyên nhân khiến máy photocopy thường xuyên bị kẹt giấy
1, Giấy in kém chất lượng
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Giấy quá mỏng, quá ẩm hoặc bị cong mép sẽ khiến máy khó kéo giấy, dẫn đến hiện tượng kẹt giấy liên tục.
Ngoài ra, giấy để lâu ngày trong môi trường ẩm cũng dễ bị dính vào nhau, làm cho máy kéo nhiều tờ cùng lúc.
2, Giấy in bị nhăn hoặc gập mép
Khi nạp giấy vào khay, nếu giấy bị gập góc, cong mép hoặc không được xếp ngay ngắn, máy sẽ khó đưa giấy vào đúng đường dẫn.
Đây là nguyên nhân thường gặp ở các văn phòng sử dụng giấy tái sử dụng hoặc giấy lưu kho lâu ngày.
3, Cụm sấy (Lô sấy) gặp sự cố
Cụm sấy có nhiệm vụ làm nóng và ép mực bám lên giấy. Khi lô sấy bị mòn hoặc nhiệt độ không ổn định, giấy có thể bị dừng giữa đường dẫn và gây ra hiện tượng kẹt giấy.
Nếu máy thường xuyên bị kẹt ở vị trí gần cửa ra giấy, rất có thể nguyên nhân đến từ cụm sấy.
4, Cụm trống hoặc bộ phận kéo giấy bị mòn
Sau thời gian dài sử dụng, các bánh xe kéo giấy và cụm trống có thể bị mòn hoặc bám bụi, làm giảm khả năng đưa giấy vào máy.
Tình trạng này khiến máy:
- Kéo giấy không đều.
- Kéo nhiều tờ cùng lúc.
- Báo kẹt giấy liên tục.
Cách khắc phục lỗi kẹt giấy trên máy photocopy
Khi máy photocopy báo lỗi kẹt giấy, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Xác định vị trí giấy bị kẹt
Kiểm tra thông báo trên màn hình máy hoặc mở các nắp máy theo hướng dẫn để xác định vị trí giấy bị kẹt.
Bước 2: Kéo giấy ra nhẹ nhàng
Tại vị trí kẹt giấy:
- Dùng tay nắm hai mép giấy.
- Kéo từ từ theo chiều di chuyển của giấy.
- Không giật mạnh vì có thể làm giấy bị rách bên trong máy.
Bước 3: Nếu giấy khó lấy ra
Nếu giấy bị kẹt quá chặt:
- Lắc nhẹ tờ giấy.
- Kéo từ từ từng chút một.
- Kiểm tra xem có mảnh giấy nhỏ nào còn sót lại trong máy hay không.
Bước 4: Kiểm tra lại giấy in
Sau khi lấy giấy ra:
- Thay giấy mới có chất lượng tốt hơn.
- Xóc giấy cho đều trước khi cho vào khay.
- Loại bỏ những tờ giấy bị nhăn hoặc cong mép.
- Đặt giấy đúng khổ và đúng chiều.
Bước 5: Kiểm tra cụm sấy và cụm trống
Nếu máy vẫn tiếp tục báo lỗi kẹt giấy, nguyên nhân có thể đến từ:
- Lô sấy.
- Cụm trống.
- Bộ phận kéo giấy.
Lúc này, người dùng không nên tự tháo máy mà nên liên hệ kỹ thuật viên để kiểm tra và xử lý.
Làm thế nào để hạn chế tình trạng kẹt giấy?
Để hạn chế lỗi kẹt giấy trên máy photocopy, bạn nên:
✅ Sử dụng giấy in chất lượng tốt.
✅ Bảo quản giấy ở nơi khô ráo.
✅ Không sử dụng giấy bị cong hoặc ẩm.
✅ Vệ sinh máy định kỳ.
✅ Bảo trì cụm kéo giấy và cụm sấy theo khuyến cáo.
✅ Không để giấy trong khay quá lâu.
Việc bảo dưỡng định kỳ sẽ giúp máy hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ của thiết bị.
Lỗi kẹt giấy là một trong những sự cố phổ biến nhất trên máy photocopy. Tuy nhiên, nếu xác định đúng nguyên nhân và xử lý đúng cách, người dùng hoàn toàn có thể khắc phục nhanh chóng và hạn chế tình trạng tái diễn.
Nếu máy photocopy của bạn thường xuyên bị kẹt giấy hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật, hãy liên hệ với chúng tôi để được kiểm tra và xử lý kịp thời.
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tổng Hợp Máy Văn Phòng MTP
📞 Hotline: 0989 025 869
🌐 Website: mtpcompany.vn
