Máy photocopy bị kẹt giấy là một trong những lỗi phổ biến trong quá trình in, photocopy tài liệu. Tình trạng này không chỉ làm gián đoạn công việc mà nếu xử lý sai cách còn có thể làm rách giấy bên trong máy, ảnh hưởng đến cụm sấy, lô ép hoặc các linh kiện liên quan.
Vậy máy photocopy bị kẹt giấy do đâu? Làm thế nào để lấy giấy ra đúng cách? Khi nào cần gọi kỹ thuật viên?
Trong bài viết này, MTP sẽ giúp bạn nhận biết nguyên nhân và hướng dẫn cách xử lý lỗi kẹt giấy an toàn, hạn chế ảnh hưởng đến thiết bị.
Máy photocopy bị kẹt giấy là gì?
Kẹt giấy là tình trạng tờ giấy không thể di chuyển đúng theo đường dẫn giấy bên trong máy photocopy, khiến giấy bị dừng, nhàu hoặc mắc lại tại một vị trí.
Khi phát hiện lỗi, máy thường:
- Hiển thị thông báo Paper Jam / Paper Misfeed / Jam trên màn hình.
- Dừng quá trình in hoặc photocopy.
- Phát ra âm thanh cảnh báo ở một số dòng máy.
- Giấy có thể bị kẹt tại khay giấy, đường dẫn giấy, khu vực đảo mặt hoặc cụm sấy.
Vị trí kẹt giấy sẽ khác nhau tùy từng model máy. Vì vậy, trước khi thao tác, người dùng nên kiểm tra thông báo trên màn hình và sơ đồ đường dẫn giấy của model đang sử dụng.
Lưu ý: Không nên cố kéo mạnh tờ giấy đang mắc trong máy. Nếu giấy bị rách và còn sót vụn bên trong, lỗi kẹt giấy có thể tiếp tục xuất hiện ở những lần in sau.
7 nguyên nhân khiến máy photocopy bị kẹt giấy
Không phải mọi trường hợp kẹt giấy đều xuất phát từ chất lượng giấy. Dưới đây là những nguyên nhân thường gặp nhất.
1. Giấy in bị ẩm, cong hoặc nhàu
Giấy là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kéo và vận chuyển giấy của máy.
Giấy bị ẩm, cong mép, nhàu hoặc đã bảo quản lâu trong môi trường có độ ẩm cao có thể khiến giấy không đi đúng đường dẫn.
Đặc biệt, khi nhiều tờ giấy dính vào nhau, máy có thể kéo nhiều tờ cùng lúc và dẫn đến kẹt.
Cách xử lý:
- Thay giấy mới, phẳng và khô.
- Không sử dụng giấy bị nhàu, cong mép.
- Bảo quản giấy trong bao bì kín, tránh nơi ẩm.
- Không để giấy quá lâu trong khay nếu môi trường có độ ẩm cao.
2. Sử dụng giấy không phù hợp với máy
Mỗi dòng máy photocopy có yêu cầu riêng về khổ giấy, định lượng và loại giấy được hỗ trợ.
Nếu sử dụng giấy quá mỏng, quá dày hoặc không đúng thông số mà nhà sản xuất khuyến nghị, khả năng kẹt giấy có thể tăng lên.
Với giấy photocopy văn phòng thông dụng, 70–80 gsm thường là lựa chọn phổ biến, nhưng người dùng vẫn nên ưu tiên thông số được khuyến nghị cho từng model.
Mẹo: Không nên chỉ dựa vào định lượng giấy. Hãy kiểm tra cả khổ giấy và hướng đặt giấy trong khay.
3. Khay giấy được nạp sai cách
Một lỗi khá đơn giản nhưng nhiều người dùng dễ bỏ qua là đặt giấy không đúng vị trí trong khay.
Một số trường hợp thường gặp:
- Xếp giấy quá nhiều.
- Giấy không được căn phẳng.
- Thanh chặn giấy đặt quá rộng hoặc quá chặt.
- Chọn sai khổ giấy trên máy.
- Đặt giấy không đúng chiều.
Khi đó, bộ phận kéo giấy có thể không lấy giấy chính xác, dẫn đến tình trạng kéo lệch hoặc kẹt giấy.
4. Con lăn kéo giấy bị mòn hoặc bám bụi
Con lăn kéo giấy (Pickup Roller/Feed Roller) có nhiệm vụ lấy giấy từ khay và đưa giấy vào đường dẫn.
Sau thời gian dài sử dụng, con lăn có thể bị:
- Mòn bề mặt.
- Bám bụi giấy.
- Giảm độ ma sát.
- Kéo giấy lệch hoặc kéo nhiều tờ cùng lúc.
Đây là một trong những nguyên nhân thường gặp khi máy photocopy bị kẹt giấy liên tục, dù giấy sử dụng vẫn đạt chất lượng.
Nếu đã thay giấy và kiểm tra khay nhưng lỗi vẫn xuất hiện, nên kiểm tra hệ thống con lăn.
5. Cụm sấy gặp vấn đề
Cụm sấy là bộ phận sử dụng nhiệt và áp lực để cố định mực lên giấy.
Nếu cụm sấy, lô sấy hoặc lô ép gặp vấn đề, giấy có thể bị:
- Cong.
- Nhăn.
- Dính vào lô.
- Kẹt tại khu vực đầu ra của cụm sấy.
Đây là vị trí cần đặc biệt thận trọng vì cụm sấy có nhiệt độ cao.
Không nên tự tháo cụm sấy khi chưa có chuyên môn kỹ thuật.
6. Có vật lạ hoặc giấy vụn bên trong đường dẫn giấy
Một mảnh giấy nhỏ còn sót lại sau lần kẹt trước cũng có thể khiến máy tiếp tục báo lỗi.
Ngoài ra, ghim giấy, kẹp giấy hoặc các vật nhỏ rơi vào đường dẫn giấy cũng có thể gây cản trở quá trình vận chuyển giấy.
Nếu máy vừa bị kẹt giấy và sau khi lấy giấy ra vẫn tiếp tục báo lỗi, hãy kiểm tra xem còn giấy vụn hoặc vật cản trong đường dẫn giấy hay không.
7. Máy lâu ngày không được bảo trì
Máy photocopy hoạt động với tần suất cao cần được vệ sinh và bảo trì định kỳ.
Khi bụi giấy tích tụ hoặc các linh kiện hao mòn nhưng không được kiểm tra, máy có thể xuất hiện nhiều lỗi:
- Kẹt giấy.
- Kéo nhiều tờ.
- Kéo giấy lệch.
- Bản in bị mờ.
- Bản in có sọc.
- Máy phát ra tiếng động bất thường.
Vì vậy, nếu tình trạng máy photocopy bị kẹt giấy thường xuyên xảy ra, không nên chỉ lấy giấy ra và tiếp tục sử dụng mà cần kiểm tra nguyên nhân gốc.
Cách xử lý máy photocopy bị kẹt giấy đúng cách
Khi máy báo lỗi Paper Jam, hãy bình tĩnh thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1: Dừng tác vụ in
Hủy lệnh in hoặc dừng tác vụ đang thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình máy.
Nếu máy đang ở khu vực có bộ phận nóng, hãy chờ máy nguội theo hướng dẫn của nhà sản xuất trước khi thao tác.
Bước 2: Xác định vị trí kẹt giấy
Quan sát màn hình điều khiển của máy.
Nhiều dòng máy hiện đại sẽ chỉ rõ khu vực cần kiểm tra như:
- Khay giấy.
- Cụm kéo giấy.
- Đường dẫn giấy.
- Bộ phận đảo mặt.
- Cụm sấy.
- Khu vực đầu ra.
Đây là bước quan trọng vì giúp bạn không phải tháo mở những bộ phận không cần thiết.
Bước 3: Mở đúng nắp và lấy giấy ra nhẹ nhàng
Dùng hai tay kéo tờ giấy theo hướng di chuyển tự nhiên của giấy nếu có thể.
Không nên:
❌ Giật mạnh giấy.
❌ Dùng vật sắc nhọn để chọc vào máy.
❌ Cố kéo giấy khi giấy đang mắc chặt trong cụm sấy.
❌ Tự tháo các linh kiện bên trong nếu không biết cấu tạo máy.
Nếu giấy bị rách, hãy kiểm tra kỹ xem còn mảnh giấy nào bên trong đường dẫn hay không.
Bước 4: Kiểm tra khay giấy
Sau khi lấy giấy kẹt ra, kiểm tra:
- Giấy có bị ẩm không?
- Mép giấy có bị cong không?
- Có nhiều tờ dính vào nhau không?
- Khay có quá nhiều giấy không?
- Thanh căn giấy đã đặt đúng chưa?
- Khổ giấy trên máy có trùng với khổ giấy thực tế không?
Nếu phát hiện giấy không đạt yêu cầu, nên thay bằng một tập giấy mới.
Bước 5: Đóng các nắp máy và chạy thử
Sau khi chắc chắn không còn giấy mắc trong đường dẫn, đóng toàn bộ nắp đúng vị trí.
Khởi động lại máy theo hướng dẫn của nhà sản xuất và thực hiện một bản in thử.
Nếu máy hoạt động bình thường, có thể tiếp tục sử dụng.
Bước 6: Liên hệ kỹ thuật nếu máy tiếp tục báo lỗi
Nếu đã lấy giấy ra nhưng máy vẫn:
- Báo Paper Jam.
- Kẹt giấy liên tục.
- Kéo nhiều tờ cùng lúc.
- Kéo giấy lệch.
- Phát ra tiếng kêu bất thường.
thì nhiều khả năng nguyên nhân nằm ở con lăn, cảm biến, cụm sấy hoặc đường dẫn giấy.
Lúc này, không nên cố tháo máy để tự sửa. Hãy liên hệ đơn vị kỹ thuật để kiểm tra và xử lý.
Máy photocopy bị kẹt giấy liên tục phải làm sao?
Nếu máy chỉ thỉnh thoảng bị kẹt, nguyên nhân có thể đơn giản đến từ giấy hoặc cách nạp giấy.
Nhưng nếu tình trạng xảy ra liên tục dù đã thay giấy mới, bạn nên kiểm tra theo thứ tự:
Giấy → Khay giấy → Con lăn → Đường dẫn giấy → Cảm biến → Cụm sấy
Đây là cách kiểm tra giúp khoanh vùng nguyên nhân nhanh hơn.
Đặc biệt, nếu máy thường xuyên kẹt tại cùng một vị trí, đó là dấu hiệu nên kiểm tra linh kiện hoặc đường dẫn giấy tại khu vực đó thay vì chỉ thay giấy.
Cách hạn chế máy photocopy bị kẹt giấy
Để giảm nguy cơ gặp lỗi trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp nên duy trì một số thói quen:
1. Sử dụng giấy phù hợp
Ưu tiên giấy có chất lượng ổn định, đúng khổ và định lượng mà máy hỗ trợ.
2. Bảo quản giấy đúng cách
Giữ giấy ở nơi khô ráo, tránh độ ẩm cao và không để giấy bị cong hoặc nhàu.
3. Không nạp quá nhiều giấy
Chỉ nạp giấy trong giới hạn của khay theo hướng dẫn của từng model.
4. Vệ sinh máy định kỳ
Làm sạch bụi giấy tại khu vực khay và đường dẫn giấy theo hướng dẫn kỹ thuật.
5. Bảo trì linh kiện hao mòn
Con lăn, bộ phận kéo giấy và các linh kiện có tuổi thọ giới hạn cần được kiểm tra, thay thế khi cần.
6. Không tự ý tháo máy
Đặc biệt với khu vực cụm sấy hoặc các bộ phận có nhiệt độ cao, việc tự tháo lắp có thể gây hư hỏng máy hoặc mất an toàn.
Khi nào nên gọi kỹ thuật viên?
Bạn nên liên hệ kỹ thuật nếu:
- Máy photocopy bị kẹt giấy nhiều lần trong ngày.
- Đã thay giấy nhưng vẫn tiếp tục kẹt.
- Giấy thường xuyên bị kẹt tại một vị trí cố định.
- Máy phát ra tiếng kêu lạ khi kéo giấy.
- Giấy bị nhăn hoặc cháy sém khi đi qua cụm sấy.
- Máy báo lỗi dù không nhìn thấy giấy bên trong.
- Không thể lấy giấy ra mà không phải tháo linh kiện.
Không nên cố xử lý nhiều lần nếu chưa xác định được nguyên nhân, vì một thao tác sai có thể làm giấy rách sâu bên trong hoặc ảnh hưởng đến linh kiện.
Có nên tiếp tục sử dụng máy photocopy thường xuyên bị kẹt giấy?
Không nên xem kẹt giấy liên tục là một lỗi bình thường.
Nếu tình trạng xuất hiện thường xuyên, việc chỉ lấy giấy ra rồi tiếp tục sử dụng sẽ không giải quyết được nguyên nhân. Máy có thể đang gặp vấn đề ở hệ thống kéo giấy, cảm biến, đường dẫn hoặc cụm sấy.
Với doanh nghiệp có nhu cầu in ấn lớn, việc bảo trì định kỳ và xử lý lỗi từ sớm sẽ giúp hạn chế thời gian máy dừng hoạt động và tránh phát sinh chi phí sửa chữa lớn hơn.
MTP – Giải pháp máy photocopy cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng máy cũ, kẹt giấy, bản in không ổn định hoặc chi phí sửa chữa tăng cao, thuê máy photocopy có thể là một giải pháp đáng cân nhắc.
Thay vì phải tự đầu tư một khoản lớn để mua máy, doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng và được hỗ trợ về bảo trì, sửa chữa và kỹ thuật trong quá trình thuê.
MTP cung cấp các dòng máy photocopy phục vụ nhu cầu in – copy – scan, phù hợp với văn phòng, doanh nghiệp và nhiều mô hình sử dụng khác nhau.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP MÁY VĂN PHÒNG MTP
Hotline: 0836 999 090
Website: mtpcompany.vn
