Máy photocopy bị kẹt giấy là hiện tượng thường xuyên xảy ra trong quá trình in ấn văn bản? Vậy nguyên nhân gây nên hiện tượng trên là do đâu? Và cách khắc phục tình trạng này như thế nào? Hãy cùng MTP đi tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục máy photocopy bị kẹt giấy thông qua bài viết dưới này nhé!

Nhận biết tình trạng máy photocopy bị kẹt giấy

Máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong các doanh nghiệp, đơn vị có nhu cầu sử dụng để in ấn giấy tờ phục vụ cho công việc, học tập,… và nhiều mục đích sử dụng khác. Có thể nói đây là thiết bị hữu ích giúp cho việc in ấn được diễn ra suôn sẻ, vì thế người có nhu cầu sử dụng máy luôn muốn máy được hoạt động một cách tốt nhất.

Trong quá trình sử dụng lâu dài không thể tránh khỏi những sự cố xảy ra, một trong những sự cố thường gặp và được phản hồi nhiều nhất đó chính là tình trạng máy photocopy bị kẹt giấy. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc của bạn trong quá trình làm việc.

Nếu bạn phát hiện sớm và xử lý tốt trước khi in thì trong quá trình sử dụng máy photocopy sẽ không bị cản trở, công việc suôn sẻ như ý muốn. Hiểu rõ được vấn đề này trước tiên bạn cần biết được cấu tạo cơ bản của máy photocopy và nguyên lý hoạt động của máy photocopy.

Nguyên lý hoạt động của máy photocopy là việc giấy in được cuộn lên từ vị trí khay để và qua quá trình in ấn sẽ giúp tài liệu cần được photo theo nhu cầu của bạn.  Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động mà giấy không thoát được ra khỏi máy, giấy bị kẹt lại thì lúc này thiết bị sẽ bị dừng lại. 

Thông thường lúc này, máy sẽ hiển thị báo lỗi “paper misfeed _ lỗi kẹt giấy”. Ngoài ra, một số dòng máy khác sẽ xuất hiện tiếng kêu báo hiệu và ngay lúc này người sử dụng máy cần phải chú ý theo dõi để phát hiện kịp thời và xử lý nhanh chóng.

3 Nguyên nhân chính gây hiện tượng máy photocopy bị kẹt giấy

Quy trình hoạt động của máy photocopy muốn được bền lâu, không gặp sự cố đòi hỏi người dùng phải làm theo đúng quy trình, đúng yêu cầu kỹ thuật mới đem lại được hiệu quả cao. Dù bạn sử dụng thiết bị máy móc nào đi chăng nữa, sử dụng đúng cách luôn là yếu tố tiên quyết giúp máy được hoạt động trơn tru.

Tuy nhiên, đó chỉ là lý thuyết cơ bản còn về thực tế máy móc khi vận hành không tránh khỏi những trục trặc, sự cố.

Hiện tượng máy photocopy bị kẹt giấy là trường hợp thường gặp xảy ra. Đối với vấn đề này xảy ra có nhiều nguyên nhân khác nhau. Trong đó phải kể đến một số nguyên nhân chính đó là:

Do thiết bị máy photocopy

Tình trạng máy photocopy đang chạy bình thường bỗng nhiên bị lỗi kẹt giấy và không chạy được là thường xuyên thì nguyên nhân của hiện tượng này có thể do 1 trong số các nguyên nhân chính sau: do giấy kém chất lượng, do cụm sấy (lô sấy), hoặc do cụm trống,… không hoạt động theo đúng yêu cầu, theo đúng tiêu chuẩn cơ bản cần được đảm bảo.

Trong máy photocopy linh kiện quan trọng đòi hỏi chất lượng phải ở mức tối đa đó chính là bộ phận sấy và drum. Nếu máy bị trục trặc bởi hai linh kiện này có khả năng cao ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành của thiết bị.

Đây là một trong số nguyên nhân khiến thiết bị có thể khiến máy photocopy xuất hiện tình trạng bị kẹt giấy không mong muốn.

Do người sử dụng không đúng cách

Năng suất, hiệu suất và tuổi thọ của máy photocopy có đạt hiệu quả cao hay không phần lớn chịu tác động trực tiếp bởi người dùng thiết bị. Nếu bạn sử dụng đúng cách, đảm bảo không có những sai sót xuất hiện sẽ giúp thiết bị vận hành ổn định, đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu sử dụng của con người. Bất kỳ những sai lầm nào xảy ra đều có thể khiến máy photocopy gặp sự cố, như tình trạng máy photocopy bị kẹt giấy diễn ra là điều mà chúng ta không ai mong muốn.

Một số nguyên nhân khiến máy photocopy bị ảnh hưởng trực tiếp từ người sử dụng đó là:

• Dùng giấy tái sử dụng, giấy kém chất lượng, xong không kiểm tra kỹ lưỡng. Hoặc đơn giản giấy chưa được gỡ ghim là nguyên nhân thường gặp khiến máy photocopy bị kẹt giấy. Không những thế, điều này còn vô tình gây ra những ảnh hưởng, tác động tiêu cực đến những bộ phận linh kiện khác trong máy.
• Khi lựa chọn lệnh in sai cũng là nguyên nhân chính khiến vấn đề kẹt giấy có thể xảy ra. Khổ giấy bị sai kích thước khiến máy photocopy không hiểu được yêu cầu của người dùng ảnh hưởng tới công việc của bạn.

Do giấy in kém chất lượng

Việc sử dụng giấy quá mỏng, giấy kém chất lượng cũng là nguyên nhân chính máy photocopy bị kẹt giấy. Thực tế giấy in quá mỏng khi sử dụng thì quá trình đi qua khu vực cụm sấy, nhiệt độ cao dễ gây nên hiện tượng giấy bị cong, thậm chí là gấp đầu hoàn toàn có thể diễn ra. 

Chúng tôi khuyên rằng bạn nên sử dụng giấy có độ dày từ trong khoảng 70-80 gsm là lý tưởng nhất. Độ dày vừa phải, phù hợp cho các loại máy photocopy giúp hạn chế tối đa tình trạng kẹt giấy. Khi đó việc in ấn của bạn được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả cao.

Lưu ý tránh hiện tượng máy photocopy bị kẹt giấy

Từ những nguyên nhân dẫn tới tình trạng máy bị kẹt giấy, MTP có những lưu ý nhỏ giúp quá trình sử dụng máy được hoạt động ổn định, sử dụng thiết bị này dễ dàng hơn.

• Nên mua sắm thiết bị máy photocopy chất lượng cao, điều này đem lại khả năng máy được hoạt động ổn định theo đúng tiêu chuẩn cần thiết.
• Người sử dụng máy cần tìm hiểu rõ thông tin kỹ thuật model máy mà mình đang sử dụng để biết cách dùng đúng đắn và phù hợp nhất. 
• Áp dụng các tiêu chí lựa chọn giấy in cho phù hợp với máy photocopy để in ấn, photo tài liệu theo cách tốt nhất.
• Máy photocopy nên được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên để tuổi thọ của máy được kéo dài. Từ đó việc kiểm soát chất lượng thiết bị dễ dàng hơn.

Cách khắc phục tình trạng máy photocopy bị kẹt giấy

Để đảm bảo tình trạng máy bị kẹt giấy không xảy ra suốt quá trình in ấn 100% là điều hoàn toàn không thể. Đặc biệt khi nguyên nhân xảy ra là vô cùng đa dạng và khó lường trước được.

Tuy nhiên, phát hiện nhanh chóng và xử lý kịp thời sẽ giúp quá trình in ấn tài liệu của bạn không quá chờ lâu, mà còn không tác động đến chất lượng của máy photocopy.

1, Việc đầu tiên người dùng khi thấy hiện tượng kẹt giấy, nhanh chóng ngắt nguồn cho máy. Qua đó, đảm bảo rằng quá trình in ấn sẽ dừng lại ngay không gây ảnh hưởng đến quá trình in tiếp.

2, Thực hiện kiểm tra bộ phận khay giấy để chắc chắn rằng tình trạng mà máy photocopy đang gặp phải. Nếu thấy kẹt giấy trong khay, bạn nhẹ nhàng thực hiện việc gỡ bỏ phần giấy bị kẹt ra. Tuyệt đối không được giật giấy mạnh, tác động vật lý vào máy nếu không sẽ khiến máy hư hỏng lớn hơn.

3, Kiểm tra lượng giấy trong khay có đảm bảo chất lượng và số lượng theo yêu cầu hay không để còn tiếp tục sử dụng. Đối với máy sử dụng giấy mỏng quá cao, hay giấy bị ẩm,… cần được thay thế ngay để đáp ứng nhu cầu sử dụng.

4, Đối với tình trạng, máy bị kẹt giấy nghiêm trọng và không thể tự mình xử lý được thì chúng tôi khuyên bạn liên hệ ngay với đơn vị cung cấp, dịch vụ bảo trì, sửa chữa máy photocopy để khắc phục kịp thời, tránh trường hợp tự chữa rồi ảnh hưởng đến các bộ phận liên quan. Xử lý sớm và triệt để, là cách để ngăn chặn những lỗi nghiêm trọng khác xảy ra.

Máy photocopy là thiết bị quan trọng trong công việc kinh doanh, học tập và làm việc,… nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu in ấn giấy tờ, tài liệu của con người. Vì vậy, bạn nên sử dụng máy đúng cách để đem lại hiệu quả cao. Đồng thời theo dõi các thông tin liên quan đến cách khắc phục sự cố máy photocopy bị kẹt giấy để bạn có thêm kiến thức hữu ích cho bản thân trong quá trình sử dụng.

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tổng Hợp Máy Văn Phòng MTP

SĐT: 0836999090 hoặc 0838099090
Email: mayphotocopymtp@gmail.com
Website: https://mtpcompany.vn/
Địa chỉ: Số 121, ngõ 236 Đại Từ, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, tp. Hà Nội